Greenleaf nv

Inwerkingtreding: 22 februari 2026
Laatste herziening: 22 februari 2026

1. Identificatie van de Verwerkingsverantwoordelijke

Greenleaf nv
Pastoriestraat 18
3130 Betekom
België
BTW BE 0454.349.780
E-mail: info@greenleafnv.be

Greenleaf nv treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, 7) AVG.

Er is geen Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) aangesteld, aangezien de activiteiten van de onderneming niet vallen onder artikel 37 AVG.

2. Toepassingsgebied

Dit document is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens uitgevoerd door Greenleaf nv via haar website, meer bepaald via het webformulier voor registratie in het kader van aankoop van overeengekomen diensten.

De onderneming verwerkt geen persoonsgegevens buiten dit kanaal.

3. Register van Verwerkingsactiviteiten (Art. 30 AVG)

3.1 Naam van de verwerking

Registratie via webformulier voor aankoop van overeengekomen diensten.

3.2 Doeleinden

  • Registratie van aanvragen
  • Administratieve opvolging
  • Contractuele uitvoering
  • Wettelijke naleving (indien van toepassing)

3.3 Categorieën van betrokkenen

  • Klanten
  • Potentiële klanten

3.4 Categorieën van persoonsgegevens

  • Naam en voornaam
  • Adres
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Facturatiegegevens
  • Eventuele aanvullende noodzakelijke informatie

Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt.

3.5 Rechtsgrond (Art. 6 AVG)

  • Art. 6(1)(b) – Uitvoering overeenkomst / precontractuele maatregel
  • Art. 6(1)(c) – Wettelijke verplichting
  • Art. 6(1)(a) – Toestemming (voor cookies)

3.6 Bewaartermijn

Maximaal 8 kalenderdagen na registratie, tenzij wettelijke verplichtingen een langere bewaring vereisen.

3.7 Ontvangers

  • IT-hostingprovider (verwerker onder verwerkersovereenkomst)
  • Bevoegde overheidsinstanties indien wettelijk vereist

Geen commerciële doorgifte aan derden.

3.8 Doorgifte buiten de EER

Er vindt geen doorgifte plaats buiten de Europese Economische Ruimte.

4. Beginselen van Verwerking (Art. 5 AVG)

Greenleaf nv verwerkt persoonsgegevens conform de volgende beginselen:

  • Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie
  • Doelbinding
  • Minimale gegevensverwerking
  • Juistheid
  • Opslagbeperking
  • Integriteit en vertrouwelijkheid
  • Verantwoordingsplicht

5. Transparantieverplichtingen (Art. 12–14 AVG)

Bij registratie via het webformulier wordt de betrokkene geïnformeerd over:

  • Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke
  • Doeleinden en rechtsgrond
  • Bewaartermijn
  • Rechten van betrokkenen
  • Klachtrecht bij de GBA
  • Verplichte of vrijwillige aard van gegevensverstrekking

Dit privacydocument is permanent beschikbaar via de website.

6. Rechten van Betrokkenen

Betrokkenen beschikken over de volgende rechten:

  • Recht op inzage (Art. 15 AVG)
  • Recht op rectificatie (Art. 16 AVG)
  • Recht op wissing (Art. 17 AVG)
  • Recht op beperking (Art. 18 AVG)
  • Recht op overdraagbaarheid (Art. 20 AVG)
  • Recht van bezwaar (Art. 21 AVG)
  • Recht op intrekking van toestemming

Verzoeken kunnen worden gericht aan:
info@greenleafnv.be

Reactietermijn: maximaal 1 maand.

Identiteitsverificatie kan worden gevraagd.

7. Cookies & Toestemming

De website maakt gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de correcte werking van het webformulier.

Voorafgaande toestemming via cookiebanner is vereist alvorens het formulier kan worden gebruikt.

Zonder toestemming is registratie niet mogelijk.

Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken via browserinstellingen.

8. Technische en Organisatorische Maatregelen (Art. 32 AVG)

Greenleaf nv neemt passende beveiligingsmaatregelen, waaronder:

  • Beveiligde hostingomgeving
  • SSL/TLS-versleuteling
  • Beperkte toegangsrechten
  • Toegang enkel voor bevoegde personen
  • Periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen

Gegevens worden automatisch verwijderd na afloop van de bewaartermijn.

9. Datalekken (Art. 33–34 AVG)

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens:

  • Wordt een interne risicoanalyse uitgevoerd
  • Wordt de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen 72 uur geïnformeerd indien vereist
  • Worden betrokkenen geïnformeerd indien het lek een hoog risico inhoudt

Alle incidenten worden intern gedocumenteerd.

10. Verwerkersovereenkomsten (Art. 28 AVG)

Indien Greenleaf nv beroep doet op externe IT-dienstverleners, wordt een schriftelijke verwerkersovereenkomst afgesloten waarin onder meer wordt bepaald:

  • Confidentialiteit
  • Beveiligingsmaatregelen
  • Subverwerking
  • Verwijdering na afloop

11. Klachten

Betrokkenen kunnen klacht indienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Dit doet geen afbreuk aan het recht om een gerechtelijke procedure in te leiden.

12. Interne Verantwoordingsplicht (Art. 24 AVG)

Greenleaf nv kan aantonen dat:

  • Verwerking beperkt is tot strikt noodzakelijke gegevens
  • Bewaartermijn technisch wordt afgedwongen
  • Geen systematische monitoring plaatsvindt
  • Geen grootschalige verwerking of risicovolle verwerking gebeurt

Een Data Protection Impact Assessment (DPIA) is niet vereist gezien het beperkte en laag-risicokarakter van de verwerking.

13. Documentbeheer

Dit document:

  • Wordt intern bewaard
  • Wordt jaarlijks geëvalueerd
  • Wordt aangepast bij wijziging van verwerkingsactiviteiten